Carnet d'adresses
Fonctionnalités
- Saisie d'informations sur les contacts et redistribution automatique de ces informations vers d'autres modules (Facturation, Oeuvres, etc.).
- Création illimitée de rubriques (l'onglet autre...)
- Affichage automatique des factures, oeuvres ou courrier rattachés à un contact.
- Formatage des adresses postales en fonction du pays.
- Visualisation de catégories de contacts par couleur.
- Affichage du plan sur Google Maps (connexion internet requise).
- Impression des noms avec coordonnées complètes sous forme de liste.
- Impression des noms avec adresses postales sous forme d'étiquettes au format 2x8 et 3x8.
- Impression des noms avec adresses postales au format enveloppe n°10 (format officiel courant).
- Envoi d'un email à un seul contact ou à une liste de contacts.
- Création de listes d'envoi d'email ; exportation des listes vers d'autres formats.
- Exportation de la fiche du contact au format vCard.
- Édition et impression de lettres au format A4 avec fonctions de publipostage.
- Archivage du courrier sortant en vue d'une consultation ultérieure.
Généralités
Le menu Enregistrements (situé dans la Barre des menus, en haut de la fenêtre) vous permet d'accéder à un ensemble de commandes, entre autres :
- Trier les enregistrements... - affiche les enregistrements dans l'ordre, selon le critère choisi
- Remplacer - remplace le contenu de rubrique choisie par la valeur indiquée, pour tous les enregistrements affichés
- Permuter les adresses principales et secondaires - utile dans certains cas de figure, notamment pour situer l'adresse dans Google Maps (la commande Situer sur la carte prend en compte l'adresse principale)
- Exporter les contacts trouvés en vCard - exporte les contacts affichés au format vCard, format commun à plusieurs logiciels de messagerie et de smartphones. Si une photo est présente, elle sera également exportée . Toutefois, certains logiciels ne lisent pas les fichiers image intégrés à ce format.
En mode Fiche, l'icône 
(situé en bas du champ de l'aperçu) donne accès à des commandes dont les actions sont explicites :
- Situer sur la carte (Google Maps) - situe sur la carte Google Maps l'adresse postale principale.
- Modifier le format d'adresse - permet de formater une adresse selon le pays du contact.
- Exporter vCard - exporte l'enregistrement actif au format vCard
- Ajouter à la liste de diffusion - ajoute l'enregistrement actif à la liste de diffusion affichée (E-Publipostage)
En mode Liste, le menu déroulant Choisir une action 
situé en haut de la fenêtre à droite, donne accès à des commandes dont les actions sont explicites et qui peuvent traiter plusieurs enregistrements à la fois, en fonction des résultats de recherche. Vous pouvez, par exemple, rechercher une catégorie de contacts via le champ de recherche rapide et les ajouter à la liste de diffusion.
Chaque contact peut être personnalisé par une étiquette en couleur (bleu clair sur la capture ci-dessous). En mode Fiche, double-cliquez sur l'étiquette pour modifier la couleur. En mode Liste, cette opération s'effectue en cliquant sur le point couleur de l'étiquette et peut être appliqué à toute la catégorie :
Cas particuliers
Si deux contacts ou plus ont la même adresse postale, l'onglet contacts liés s'affiche après l'onglet adresse secondaire. Cela signifie que vous pouvez afficher les deux (ou plusieurs) noms ensemble. Cela peut être utile si vous adressez la même invitation à un couple, ou bien si les deux personnes doivent figurer sur une même facture. Pour afficher ensemble deux contacts, cliquez sur l'icône 
dans l'onglet contacts liés. Pour annuler cette action, cliquez sur 
dans le même onglet.
Courrier
L'onglet Courrier vous donne accès à quatre onglets :
- Courrier
- Publipostage
- E-Publipostage
L'utilisation de Courrier, Publipostage et Email étant relativement intuitive, nous allons détailler l'utilisation de E-Publipostage qui aide à envoyer un message électronique à une liste de contacts.
- Cliquez sur Carnet d'adresses -> Courrier -> E-Publipostage.
- Dans le menu déroulant Choisir une action choisissez Nouvelle liste pour créer une liste de destinataires, entrez le nom de la liste et cliquez sur OK.
- Dans la table Carnet d'adresses (table de gauche), double-cliquez sur le contact désiré pour l'ajouter à la liste des destinataires. Attention, les contacts dont l'adresse électronique est manquante ou invalide ne seront pas ajoutés.
- Pour retirer un contact de la liste sélectionnez-le et cliquez sur le bouton
(Retirer) de la ligne du contact. - Si vous souhaitez ajouter à votre liste tous les contacts, cliquez sur le bouton Ajouter tous. Vous pouvez entrer un nom, pays, ville ou catégorie dans le champ en haut de la table des contacts pour les filtrer et ajouter un groupe de contacts.
- Après avoir complété la liste des destinataires, cliquez sur l'icône Message en bas à droite de la fenêtre.
- Entrez un objet, un texte de message et, éventuellement, une pièce jointe.
- Cliquez sur Envoyer. Les messages partent en utilisant votre courrier de messagerie par défaut* ou directement si vous avez opté pour Serveur SMTP dans Préférences -> Général -> Envoyer le courriel via.
* Selon le logiciel de messagerie électronique que vous utilisez, les e-mails envoyés seront stockés soit dans la Boîte d'envoi de votre logiciel, soit envoyés sans avertissement. Ce sera le cas si vous utilisez Mail sous Mac OS X. Étant donné le nombre grandissant des logiciels de messagerie et les différences apportées par chacune des mises à jour au sein du même logiciel, nous ne pouvons pas prévoir avec exactitude le comportement de cette action.
Il est préférable, pour ne pas saturer votre serveur d'envoi et dans le cas où vous avez un grand nombre de contacts, de les grouper dans plusieurs listes. Vous pouvez dupliquer une liste grâce à l'option Dupliquer du menu déroulant Choisir une action pour ensuite retirer ou ajouter des contacts. Pour appeler une liste enregistrée, sélectionnez-la dans le menu déroulant.
Pour supprimer une liste enregistrée, sélectionnez Supprimer la liste dans le menu déroulant.
Conseils d'utilisation
Si vous devez annoncer un événement artistique important et voulez donner à votre message un aspect professionnel, il serait judicieux de préparer les éléments de votre annonce, texte et images, dans un seul document et enregistrer celui-ci en PDF. Vous pouvez attacher ce document en pièce jointe à votre message en prenant soin de laisser le texte de votre message vide. Si le document PDF ne dépasse pas une seule page, il sera affiché "plein écran" dans la plupart des logiciels de messagerie récents, et non pas comme une icône de pièce jointe.
Avant d'envoyer un message à une liste de contacts, testez-le d'abord avec, comme destinataires, vous-même ou votre entourage proche.
Préférences et options
Les contacts peuvent être présentés par prénom et nom ou par nom et prénom selon vos habitudes de travail. Pour ce faire :
- Choisissez Préférences dans le Menu principal.
- Cliquez sur Carnet d'adresses en haut de la fenêtre.
- Sélectionnez Afficher les contacts par Prénom>Nom ou Afficher les contacts par Nom >Prénom.
Si aucun nom ou prénom n'est indiqué, le contact sera affiché par société.