Si vous vendez vos œuvres d'art, que ce soit par vous-mêmes ou par l'intermédiaire d'un marchand ou d'une galerie d'art, vous devez établir des factures. Si vous fournissez une prestation de services (cours, conseils, etc.), vous devez établir une note d'honoraires. S'il s'agit de droits d'auteur, vous devez établir une facture de droit d'auteur.
N'oubliez pas que si vous résidez en France, pour facturer une œuvre d'art ou un service à vos clients, vous devez être déclaré en tant qu'artiste-auteur auprès de la Maison des Artistes et du Centre des Impôts. Le numéro de Siret (attribué par l'INSEE via le Centre des Impôts) ou celui de la Maison des Artistes doit figurer dans la facture ou la note d'honoraires. Consultez le site internet de la Maison des Artistes pour obtenir plus d'informations à ce sujet.
Contrairement aux logiciels classiques de facturation, nous avons fait le choix de proposer un module souple. Aucune rubrique n'est verrouillée, la numérotation automatique des factures n’est pas imposée, bien que conseillée (voir plus bas dans la section Options). C’est donc à vous de respecter la réglementation fiscale en vigueur dans votre pays.
Allez à Enregistrements > Nouvel enregistrement dans la barre des menus, ou pressez les touches cmd+N (macOS) ou ctrl+N (Windows), ou encore cliquez sur le bouton de l’interface.
Entrez un numéro de facture si l’option de la numérotation automatique est désactivée (voir le paragraphe Options plus bas dans cette page).
La date de facture reprend automatiquement la date du jour, modifiez-la si nécessaire.
Indiquez le type de facture dans Libellé. Cela peut être : Facture, Note d'honoraires, Droits d'auteur, etc. Le mot Facture est affiché par défaut.
Indiquez une date dans Date de règlement en fonction de la date à laquelle vous souhaitez être payé. Si le paiement vous a été versé, mettez la date effective du règlement.
Dans la rubrique Facturé à, choisissez le nom du client dans la liste déroulante. Si le client ne figure pas dans Carnet d'adresses, il est conseillé de le créer d'abord pour garder une certaine cohérence dans les informations saisies.
Pour afficher la liste des oeuvres, activez le menu déroulant [Ajouter], puis cliquez sur Oeuvres. Dans la fenêtre des oeuvres, sélectionnez l'enregistrement souhaité, puis cliquez sur le bouton [Ajouter] qui devrait s’afficher à droite de celui-ci. Cliquez sur le bouton en haut à gauche de la fenêtre lorsque vous aurez terminé.
Si vous avez besoin d’ajouter un autre service (frais de transport, frais d'encadrement, déductions fiscales, etc.), activez comme précédemment le menu déroulant [Ajouter], puis cliquez sur pour pouvoir renseigner les rubriques manuellement.
Les factures sont créées en TTC par défaut, mais vous pouvez désactiver cette option.
Si vous entrez le prix hors taxes dans la rubrique Prix, le prix TTC sera calculé en fonction du taux de la taxe. Si vous voulez que le montant dans la rubrique Prix corresponde au prix TTC, laissez la case Facturer en TTC cochée. Il est également possible de mettre des valeurs négatives, en cas, par exemple, de déduction de diverses contributions sociales.
Pour les factures réglées en plusieurs fois, la table Paiements vous sert d'échéancier. Si vous cochez la case -Paiements, la somme déjà réglée sera déduite du Net à payer.
Pour afficher les statistiques, activez le menu Affichage > Statistiques depuis la barre des menus. Vous pouvez basculer entre des statistiques par mois, par client et par type (libellé) de facturation.
Nous allons détailler uniquement les options principales. Pour afficher le panneau des options, allez à Fichier > Réglages sous macOS ou Édition > Réglages sous Windows, dans la barre des menus ou cliquez sur le bouton [Réglages] de l’interface, puis activez l’onglet .
Entrer automatiquement les numéros de facture - cliquez sur l’option-lien si vous souhaitez ajouter un préfixe.
Facturer en TTC par défaut - décochez cette option pour que les factures créées par défaut le soient en hors taxes.
La section inférieure concerne l’impression. Les intitulés des rubriques peuvent être modifiés pour permettre l’émission d’une facture dans une langue différente. Cela peut être utile si vous devez émettre des factures pro forma.
Pour les options qui concernent les couleurs des intitulés et des diviseurs, nous vous invitons à faire quelques tests d’impression pour choisir les options qui vous conviennent le mieux.
Le choix des modèles d’impression est limité à trois : factures avec images, factures sans images et factures avec des descriptions larges. Ces dernières peuvent convenir si vous vendez des services.